Cégkapu 2019: Kinek kötelező, ki legyen ügykezelő, hogyan működik?

2019-ben az adóügyek intézését már kizárólag a cégkapun keresztül intézhetik a vállalkozások. Az egyéni vállalkozókra ez nem vonatkozik, a gazdálkodó szervezetek azonban kizárólag ezen a rendszeren keresztül végezhetik a kapcsolattartást és ügyintézést.

Ez lényegében azt jelenti, hogy a hivatalos dokumentumok letöltésére, bevallások beküldésére csak a cégkapun keresztül lesz lehetőségük, és a NAV küldeményeit is ezen a rendszeren keresztül küldik majd ki. Az egyéni vállalkozók ugyanakkor továbbra is használhatják ügyfélkapus (Központi Ügyfélregisztrációs Nyilvántartáshoz kapcsolódó) tárhelyüket.

A cél az, hogy a cégkapu használatával a korábban megszokott, hagyományos papíralapú levelezést teljesen kiváltsák, így hatékonyabban kommunikálhassanak egymással a cégek és az adóhivatal.

A szakma a lépést üdvözölte, mert nem csak költséghatékonyabb, de egyszerűbb is, mint a korábbi rendszer a papíralapú levelezéssel szemben. A rendszer azonban még fejlesztésre szorul, erre hívta fel a figyelmet többek között a PwC Magyarország adó- és jogi tanácsadás üzletágának igazgatója, Kőmíves Krisztina is decemberi nyilatkozatában.

Problémás pont például, hogy ugyan a cégjegyzékben szereplő és magyar azonosító jellel és ügyfélkapuval rendelkező ügyvezetővel bíró cégeknek a cégkapu létrehozása egyszerű feladata, más gazdálkodó szervezetek (így alapítványok, külföldi ügyvezetéssel működő társaságok vagy éppen egyesülteke) egy hosszadalmasabb folyamatnak vannak alávetve az űrlapkitöltő felület miatt.

A Magyar Könyvelők Országos Egyesülete is megszólalt az ügyben, a közös online kommunikációs platform szerintük is üdvözlendő kezdeményezés, használatát azonban egyelőre logikátlan funkciók, lassú fejlesztés és hiányzó elemek (pl. archívum) nehezítik.

Kinek kötelező a cégkapu nyitás?

2019-ben a cégkapu használata kötelező minden jogi személy, vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet részére. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a KFT-k, BT-k, ügyvédi irodák, egyesületek, alapítványok, szövetkezetek mind regisztrációra kötelezettek.

Mint azt említettük, az egyéni vállalkozók számára nem kötelező a rendszer használata, mivel őket kvázi magánszmélyként kezelik ebben az értelemben.

Ügykezelői felelősség

Alapesetben a szervezet cégbíróságon bejegyzett képviselője köteles cégkaput nyitni a cég számára. Ha megvan a cégkapu elérése, ügykezelőként bárkit felvehet ügykezelőként, így például könyvelőt, titkárnőt, pénzügyi vezetőt és így tovább. A másodlagosan felvett ügykezelőknél gondosan ki kell választani azt az ügykört és illetőséget, amelyet a kijelölt személy kezelhet.

JÓ TUDNI: A bevallásokat a cégek a cégkapun keresztül beküldhetik maguk, de ugyanezt megtehetik a meghatalmazottak is a cégek nevében.

A bevallás benyújtása előtt azonban természetesen a meghatalmazást a NAV-nál be kell jelenteni – a korábban már bejelentett meghatalmazások ellenben továbbra is érvényesek maradnak. Ha meghatalmazott szervezet (így például egy könyvelőiroda) jár el a cég nevében, akkor saját cégkapujukon keresztül is intézhetik az ügyeket.

A cégkapu működése

A cégkapu és ügyfélkapu felépítése lényegében megegyezik egymással, a dokumentumok fel- és letöltése, a tartós tárba helyezés ugyanazzal a logikával működik. A cégkapun a hozzáférési jogosultságok kezelésére és további beállításokra is van lehetőség.

Gazdálkodó szervezet meghatalmazott nélküli eljárása

FONTOS: Ha a gazdálkodó szervezet nevében annak törvényes képviselője jár el adóügyekben, úgy ez „saját” eljárásnak tekinthető, ebben az esetben a szervezet saját cégkapuján keresztül kommunikálhat a NAV-val.

Amennyiben tehát a törvényes képviselő a rendszeren keresztül bármilyen dokumentumot benyújt a hatóságnak, azt az adózótól származó dokumentumként kezelik, a letöltött dokumentumokat kézbesítettnek tekintik és ezzel együtt a határidők is életbe lépnek.

Érdemes figyelni rá, hogy az így megküldött dokumentumok letöltésével a kézbesítés joghatásai életbe lépnek, ez minősül első átvételnek, a dokumentumok pedig bármely hozzáféréssel rendelkező személy számára hozzáférhetőek.

Ügykezelők és meghatalmazások

Azt, hogy mindig legyen olyan megbízott, aki a cégkaput kezeli, a szervezet feladata és kötelessége biztosítani.

Gazdálkodó szervezet nagykorú foglalkoztatottja vagy tagja jár el meghatalmazottként

Amennyiben cégkapu-megbízottként a szervezet egy foglalkoztatottja, nagykorú tagja jár el, az erre a feladatra kijelölt személyek számára a gazdálkodó szervezeteknek érvényes meghatalmazást kell adniuk. (Amennyiben ez már korábban megtörtént, a korábbi meghatalmazások érvényesek maradnak továbbra is, így ezeket nem kell megújítani.

Gazdálkodó szervezet szakértelemmel rendelkező meghatalmazottal történő eljárása

Sok szervezet természetesen külső szakértői segítséget vesz igénybe adóügyei intézéséhez. Ez lehet természetes személy (könyvelő, aki egyéni vállalkozóként tevékenykedik például), illetve egy másik gazdasági szervezet törvényes vagy szervezeti képviselője, alkalmazottja vagy tagja is. A másik gazdasági szervezet lehet olyan, amely jogosult számviteli szolgáltatás nyújtására, illetve ügyvédi irodaként működik.

Ebben az esetben is meghatalmazásra van szükség: az EGYKE adatlapon bejelentett meghatalmazások segítségével kapják meg a szakértelemmel rendelkezők a jogosultságot.

FONTOS: Amennyiben természetes személy a meghatalmazott, az ügyintézés, kapcsolattartás a képviselő ügyfélkapuján keresztül valósulhat meg. A második esetben, amennyiben másik gazdasági társaságot bízunk meg, a kapcsolattartás a meghatalmazotthoz köthető szervezet cégkapuján keresztül valósul meg.

Ebben az esetben természetesen a meghatalmazotti cégkapuról származó dokumentumokat úgy tekinti az adóhivatal, mint amelyek az adózótól származnak, a dokumentumot a meghatalmazotti cégkapun keresztül fogadó személyek pedig átvételre jogosultnak tekintendőek, így a kézbesítés joghatásai is kötődnek ahhoz, hogy a küldeményeket megnyitják, letöltik-e.

A Cégkapu Ügykezelő felvétele viszonylag egyszerű folyamat.

Ehhez meg kell adni a születési nevet, viselt nevet, anyja nevét, születési helyet és időt. Az ügykezelő törlésére is lehetőség van természetesen (ez szükséges lehet akkor, ha idő közben a megbízott a cégtől kilépett), a rendszerben ez ugyanúgy történik, mint az új ügykezelő hozzáadása, az ügykezelői listáról egyszerűen eltávolítható az adott profil.

A gazdálkodó szervezetek regisztrációja is viszonylag egyszerű folyamat: ehhez a képviseletre jogosult személynek vagy meghatalmazottjának (lásd feljebb) be kell jelentkeznie az alkalmazásba a https://tarhely.gov.hu/ckp-regisztracio oldalon. Itt ki kell választani a regisztrálandó gazdálkodó szervezet szervezeti formáját. A regisztrációs űrlapon meg kell adni a szükséges adatokat és csatolni a szükséges elektronikusan hitelesített dokumentumokat.

Az alkalmazás ezután az érintett közhiteles nyilvántartásokkal kapcsolatba lép, ellenőrzi az adatok és dokumentumok hitelességét, majd ha a regisztráció eredményesnek bizonyul, eltárolja az adatokat és elektronikusan hitelesített visszaigazolást ad.

Mivel a hozzáféréssel rendelkezők tevékenységéhez joghatások is kapcsolódnak, a regisztrációt, új profilok létrehozását, meghatalmazásokat, a jogosultságok kiosztását érdemes szakértő segítségének igénybevételével elvégezni és előre pontosan tisztázni, hogy a cégkapu rendszerében milyen tevékenységek milyen következményeket vonhatnak maguk után.

A meghatalmazás és az állandó meghatalmazott a képviseleti jogosultságának bejelentése során az adózó arról nyilatkozik, hogy

  • milyen jogcímen alapul a képviseleti jogosultság (az adóigazgatási eljárásról szóló 2017. évi CLI. törvény alapján),
  • hogy a meghatalmazott melyik számviteli vagy könyvviteli szolgáltatásra, illetve adótanácsadásra jogosult gazdasági társaság, illetve egyéb szervezet törvényes vagy szervezeti képviselőjeként, alkalmazottjaként, tagjaként jár el (az adószám megjelölésével együtt),
  • a képviseleti jogosultság időtartamáról (ez lehet határozott vagy határozatlan), hogy a jogosultság milyen adóügyek intézésére terjed ki,
  • illetve arról is, hogy amennyiben nem önálló a jogosultság, mely természetes személy jóváhagyása szükséges a bejelentett ügycsoportok tekintetében.

A cégkapu használatával és a jogosultságok beállításával kapcsolatos kérdésekkel a cégek megkereshetik a Kormányzati Ügyfélvonalat e-mailben (ekozig@1818.hu), vagy telefonon a 1818-as, külföldről: +36 1-550-1858 számon a 1.2-es menüpontot, ÁNYK használatával kapcsolatos kérdések esetén pedig az 1.4-es menüpontot választva.

Természetesen könyvelőirodánk is szívesen segítséget nyújt a cégkapu kezelésével, jogosultságokkal, kötelezettségekkel kapcsolatos kérdésekben, keresse munkatársainkat bizalommal!

Regisztrált Mérlegképes Könyvelő
2003 óta könyvelő és 2007 óta a K&K Consulting Könyvelő Iroda ügyvezetője