Hogyan zajlik pontosan a könyvelési auditálás folyamata?

Egy cégvezető számára sokszor teljesen átláthatatlan az auditálás folyamata. Számok és adatok halmaza, melyen nehéz kiigazodni. Alábbi cikkünkben végigvesszük, hogyan is zajlik mindez, mikre érdemes odafigyelni, és miért fontos az auditálás.

Mi is az az auditálás?

Kezdjük egy kis fogalommagyarázattal. Az auditálás mérlegvizsgálatot, könyvvizsgálatot jelent. Amikor a cég éves zárása történik, a megfelelő szakképesítéssel és felhatalmazással rendelkező szakember elemzést végez, mely megállapítja, hogy az adott vállalat számvitele rendben van-e. 

Ez egy olyan módszer, mellyel auditbizonyítékokat és eredményeket értékelnek a szakértők, melyeket folyamatosan dokumentálnak. Az auditálás folyamán kiderül, hogy a céges folyamatok mennyire felelnek meg a kritériumoknak. Az auditkritériumok voltaképpen az előirányzatok, a követelmények és eljárások keveréke. Egy vizsgálat során ezekből a kritériumokból indulnak ki, és ehhez hasonlítják a céges folyamatokat is.

Az audit folyamatának célja az, hogy a cég adott évi pénzügyi beszámolója illeszkedik-e a számviteli törvényekre, a beszámoló tartalmaz-e lényeges hibát, a vállalkozás működésének eredménye pedig hozza-e azt a szintet, amely a tervben volt.

Természetesen ez az eredmény sokaknak fontos. A cégtulajdonosok, a piac, az ügyfelek, partnerek, befektetők, hitelezők számára is olyan lényeges információkat tartalmaznak, melyek a következő év tervezésében, és az adott év értékelésében is nagyon jelentősek.

A számviteli audit többféle szabályrendszer alapján is készülhet. Lehet ez a nemzetközi rendszer a Pénzügyi Beszámolási Standardok (IFRS-ek) szerinti, vagy az adott ország számviteli rendszere szerinti is. Magyarországra például ez utóbbi érvényes.

Miért és kiknek kötelező az auditálás?

Fontos kérdés, hogy milyen esetben kötelező az audit. 

Azok a cégek nem auditkötelesek, akik kevesebb, mint 50 alkalmazottat foglalkoztatnak, és árbevételük éves szinten nem éri el a 300 millió forintot. 

Ahhoz, hogy egy vállalat mentesüljön az auditálás alól, mindkét feltételnek teljesülnie kell. Ehhez a kötelességhez az előző két év átlagát kell figyelembe vennie, ha pedig a kérdéses vállalat 2 évnél fiatalabb, akkor arányosítani kell mind a bevételt, mind pedig az alkalmazottak számát is. Az így kapott eredmények alapján kiderül, hogy a vállalkozás mentesül-e az auditálás folyamata alól.

Hogyan válasszuk ki az auditort?

Az auditor kiválasztásánál fontos figyelembe venni néhány szempontot: 

  • a kiválasztott szakember csak a Magyar Könyvvizsgálói Kamara tagja lehet; 
  • egy cég életében mindig a legmagasabb beosztású személy dönt az auditor kilétéről;
  • ebben az esetben taggyűlésen kell megvitatni a könyvvizsgáló személyét, és az előző év üzleti beszámolóját követően kell döntést hozni a könyvvizsgáló cégről; 
  • új társaság esetén, és jogelőd híján vagyunk, akkor még az évzárást megelőzően ki kell választani az auditort;

És még egy fontos dolog.

Az auditornak nem lehet csak úgy felmondani, hiszen pont az a célja, hogy az esetleges hibákat felmérje. Ha mégis felmondásra kerülne a sor, az nem lehet elegendő magyarázat, hogy a cégvezetés és a szakember véleménye eltér egymástól. Ha a cég ragaszkodik egy szabálytalan megoldáshoz, szintén nem mondható fel a megbízás. Ha valamilyen oknál fogva mégis megtörténne a viszakozás, annak okát közölni kell a könyvvizsgáló kamarával.

Mi az auditálás folyamata?

Ha már tudjuk, mi is az az auditálás, és ki végzi, fontos végigvenni magát a folyamatot is. Ezt sok cég nem érti, hiszen a cégvezetők egy része nincs tisztában a mérleg beszámoló értelmezésével. Nem csoda, hisz ez sokszor zavaros adatok halmaza. Azonban fontos tisztában lenni azzal, hogy a könyvvizsgáló mit is csinál ahhoz, hogy a végeredmény tiszta és pontos legyen. 

Azt tudjuk, hogy az audit során a szakember monitorozza az egyes munkafolyamatokat, tevékenységeket. Elsősorban információt gyűjt, melynek fő eszközei az adott munkafolyamat megfigyelése, az interjú a folyamat résztvevőivel, valamint a bizonyítékok és dokumentumok megtekintése.

Az összegyűjtött adatok alapján bizonyítékokkal szolgál a tanúsító testület felé, hogy a vállalat auditált irányítási rendszere megfelelő, és átment minden vele szemben támasztott szabványkövetelménynek.

Fő tevékenységek az audit során:

  • a vizsgált folyamatok részletes elemzése;
  • interjúkészítés a folyamat résztvevőivel;
  • a szükséges dokumentációk, adatok bekérése;
  • a mérési eredmények  és felhasználásuk áttekintése;
  • a bekért adatok és minták, elemzése, összesítése;
  • a kezelt kivételek módjának vizsgálata;
  • a folyamatleírástól eltérő eredmények, gyakorlatok feltárása;
  • tanúsítvány és értékelés készítése a tapasztalatokról.

A megfelelő és jó könyvvizsgálat eléréséhez létszükséglet a kommunikáció. Ehhez kell az auditon résztvevők együttműködése, mind alkalmazotti, mind vezetői szinteken. Ehhez a vezetőségnek időben és megfelelően kell tájékoztatnia az érintetteket, ismertetnie kell az elvárásokat és a célokat.

Továbbá az is nagyon fontos, hogy a munkavállalók értsék, miért is van szükség erre a folyamatra, mi a célja a vezetőségnek a sikeresen lezajló auditálással kapcsolatban. Ez lehet akár a belső ellenőrzés, az ügyfélkritériumoknak való megfelelés, a cég piaci helyzetének megerősítése vagy a tanúsítvány megszerzése.

Ha a cégnél dolgozók látják és értik, miért fontos a folyamat, akkor az egész auditálás jóval egyszerűbb és hatékonyabb lesz.

Emellett fontos tájékoztatni az érintetteket a pontos időpontról, az időtartamáról, arról, milyen információk adhatók ki és arról is, milyen eredményt szeretne elérni a vezetőség.

Természetesen az auditálás folyamán a vállalatok igyekeznek a lehető legrendszerezettebb, legjobban működő vállalat képét mutatni. Ha azonban a valóság és az auditornak mutatott kép nagyon eltérő, az hamar szemet szúr. Ha ez pedig megtörténik, a cég sokkal kevésbé tudja majd kézben tartani az eseményeket, az egész folyamat feszültebbé, nehezebbé válik.

Éppen ezért, az auditra való felkészülés esetén részletesen tájékoztatni kell a résztvevőket arról, miről is lesz itt szó. Így sokkal kisebb a hibázás esélye.

Az interjúk során az auditor az alanyok munkaköréről, az ehhez kapcsolódó feladatokról és szabályozásokról, valamint a szabályozások betartásáról is kér majd információkat. Ehhez pedig igényt tarthat az elhangzottakhoz csatolt dokumentumokra is. 

Hogyan készüljünk az auditálásra?

Erre vonatkozóan 6 lépést kell mindenképpen figyelembe vennünk:

  • Elsőként ki kell jelölni azokat a személyeket, akik majd részt vesznek a felkészülésben majd az auditon is.
  • Ezt követi az agenda elkészítése (dátum, események, kezdés, zárás, előadások és interjúk sorrendje, időpontja, résztvevők stb.)
  • Harmadik lépésként a résztvevők nevét és elérhetőségét kell listázni.
  • Fontos az is, hogy az auditoroknak megfelelő elhelyezést és ellátást biztosítson a cég (tárgyalófoglalás, catering, hozzáférések stb.)
  • Az auditon résztvevőket tájékoztatni kell és oktatni is.
  • Ki kell választani azokat, akik részt vesznek majd az auditon.

A sikeres auditálás egyik sarokköve, hogy a megfelelő személyek vegyenek részt rajta. Lehetőség szerint olyan személyeket válasszunk, akik ismerik a vizsgált folyamatokat, jól tudnak prezentálni, ismerik az audit lépéseit, még jobb, ha már vettek is részt auditon, valamint valóban ott tudnak lenni, és fókuszáltan figyelni tudnak.

Hiszen a tapasztalatlan, ideges résztvevők az auditort is megzavarhatják, amely boríthatja a célok elérését.

Mit tartalmaz az auditjelentés?

Az auditjelentés az alábbiakból áll:

  • független könyvvizsgálói jelentés címe és címzettje;
  • könyvvizsgálat tárgyát képező beszámoló azonosítói;
  • alkalmazott beszámolási szabályrendszer megjelölése;
  • könyvvizsgálat hatóköre;
  • végrehajtott vizsgálatok jellege, az összefoglaló bemutatása; 
  • hitelesítő, a korlátozó könyvvizsgálói vélemény, az ellenvélemény vagy a véleménynyilvánítás visszautasítása;
  • a könyvvizsgáló véleménye arról, hogy az éves beszámoló vagy összevont éves beszámoló azonos-e az ugyanazon üzleti évről készített üzleti jelentéssel.

Az auditálás alapelvei

Végül pedig egy nagyon fontos felsorolás ahhoz, hogy sikeres auditálást tudhassunk a hátunk mögött: íme az auditálás alapelvei:

  • Becsületes és felelősségteljes hozzáállás

Fontos, hogy az auditorok és a vállalatok is tisztességesen járjanak el. Alkalmazzák a jogszabályi követelményeket, objektíven dolgozzanak, járjanak nyitott és tisztességes szemmel.

  • A valóságnak megfelelő jelentés

Az auditjelentések feleljenek meg a valóságnak, fő a tárgyilagosság! A jelentés tükrözze a tevékenységeket, akadályokat, problémákat, azok megoldását. Legyen pontos, jól időzített és világos a végeredmény.

  • Szakmai gondosság

Fontos tényező, hogy a feladatot a beléjük helyezett bizalomnak megfelelően és gondosan végezzék el.

  • Bizalom kérdése

Az auditoroknak bizalmat kell ébreszteniük, hiszen fontos és kényes információk birtokába jutnak. Ennek megfelelően tisztában kell lenniük feladatuk fontosságával és eszerint kell eljárniuk.

  • Pártatlanság és objektivitás

Ezt a pontot nem lehet eléggé hangsúlyozni az auditálással kapcsolatban. Nem megengedett az elfogultság és az összeférhetetlenség. Az auditoroknak az egész folyamat során tárgyilagosnak kell maradniuk.

  • Igazolható bizonyítékok

Az audit során létrejövő bizonyítékok igazolhatóak legyenek. A mintavételt helyesen kell alkalmazni, hiszen ez komoly részét képezi a végeredmény következtetéseiben.

Az auditálás egy bizalmi kérdéskör. Fontos, hogy a vállalat vezetősége lássa, hova tart a folyamat. A beszámoló értelmezése pedig sokszor nehézkes, a folyamat megértése pedig még nagyobb körültekintést igényel. 

Szakértőink egy tanácsadás keretén belül segíthetnek a cég auditeredményeinek értelmezéseiben, a folyamat átláthatóságában. Segítünk abban, hogy ellenőrizzük a könyvelés szabályosságát, feltárjuk a kockázatokat és a lehetőségeket a cég működésében. Az esetleges hiányosságokról pedig teljes kimutatást adunk, mely megkönnyíti a cég pénzügyeit.

Regisztrált Mérlegképes Könyvelő
2003 óta könyvelő és 2007 óta a K&K Consulting Könyvelő Iroda ügyvezetője