Így helyettesítheted a könyvelődet

Ha élhetünk ezzel a hasonlattal, a könyvelő olyan a vállalkozónak, mint Batmannek Alfred, Luke-nak Yoda, vagy Frodónak Samu. Ahogy minden szuperhősnek, úgy a vállalkozóknak is szükségük van ugyanis egy állandó társra, aki a háttérben maradva tartja kézben a dolgokat, hogy a főszereplő tehesse azt, amihez valóban ért – legyen az Gotham biztonságának megóvása vagy a munkavállalók anyagi biztonságának és ügyfelek elégedettségének megteremtése.

Nincs azonban mindenkinek szüksége egy háttérben dolgozó segítőre. Vannak olyan hősök is, akik egyedül dolgoznak. És ugyanez igaz a vállalkozókra is.

Ebben a cikkben azt fogjuk tisztázni, mely vállalkozási formák számára kötelező, melyeknek ajánlott, és kik azok, akik mellőzhetik a könyvelő alkalmazását, megbízását.

Előbb azonban tisztázzuk, mit is csinál pontosan a könyvelő?

Ezek egy könyvelő feladatai

A könyvelő lényegében egy adott vállalkozás gazdasági eseményeit, pénzügyi helyzetét rögzíti.

Ez még elég tág, ugye? Pontosítsunk.

Fő feladatai közé tartozik, hogy elkészítse és benyújtsa a vállalkozás adóbevallását az adóhatóságnak.

Kisvállalkozások esetében a leggyakoribb bevallások a következők:

  • áfabevallás,
  • társaságiadó-bevallás,
  • iparűzésiadó-bevallás,
  • a kifizetett munkabéreket terhelő járulékok bevallása,
  • valamint az éves beszámoló – mérleg és eredménykimutatás – elkészítése.

A fentiek mellett, illetve azok alapján pedig tájékoztatnia kell a cég vezetőjét a vállalat pénzügyi helyzetéről.

És itt még nem értünk a sor végére. A könyvelő ezek mellett a törvény által előírt formában rögzíti a cég vagy vállalkozó számláinak, bizonylatait. 

Kiknek kötelező a könyvelő?

Ahhoz, hogy tisztázzuk, mikor és kinek nem kell könyvelőt alkalmaznia, előbb zárjuk ki azokat a sorból, akiket viszont törvény kötelez erre.

A 479/2016. (XII. 28.) kormányrendelet, illetve a vonatkozó számviteli törvény is kimondja, hogy a könyvvezetés az egyesületeknek, a civil szervezeteknek és az alapítványoknak is kötelező. Nekik tehát mindenképpen könyvelővel kell dolgozniuk.

Arról külön nem rendelkezik a törvény, hogy beosztott vagy vállalkozó végezze a könyvelést. Arról viszont igen, hogy az illetőnek rendelkeznie kell a tevékenységre jogosító engedéllyel, valamint pénzügyminisztériumi regisztrációval is. Ezekhez pedig hároméves pénzügyi és számviteli ellenőrzési gyakorlattal kell rendelkeznie, valamint a büntetlen előélet is feltétel.

Kik azoknak, akiknek ajánlott, de nem kötelező könyvelőt alkalmazniuk vagy megbízniuk?

Ássunk egy kicsit mélyebbre a témában.

A vállalkozási tevékenységet nem folytató szervezetek (pl. bizonyos közhasznú alapítványok) számára nem írja elő egyetlen törvény sem mérlegképes könyvelő vagy éppen könyvelő cég alkalmazását.

Ez azonban nem egyenlő azzal, hogy számukra felesleges volna könyvelőt alkalmazni.

Az ilyen intézményeket ugyanis olyan szigorú bevallási és beszámolási kötelezettség terheli, hogy erősen ajánlott szakképzett könyvelőre bízniuk ezek elkészítését – már amennyiben a szervezet tagjai között nincs olyan, aki maga is eleget tesz a már említett feltételeknek, és el tudja látni ezt a feladatkört.

De mi a helyzet a katásokkal?

Aki egy kicsit is jártas a témában, tudja, hogy a katások különleges csoportot alkotnak, ha jogszabályokról és könyvelésről van szó. 

Kell-e egy katás vállalkozónak könyvelő?

A közvélekedés szerint: nem.

Sőt, a katás egyéni vállalkozó, illetve a katás betéti társaság sem tartozik a számviteli törvény hatálya alá. Azaz, nem kötelező könyvelővel dolgozniuk. 

Ennél azonban egy kicsit összetettebb a helyzet. 

Bár tény, hogy a kata jelenleg az egyik legegyszerűbb adónem, így nem kell feltétlenül mérlegképes könyvelőt alkalmazni, hogy a pénzügyi és számviteli oldalon minden rendben menjen, vannak azonban olyan esetek, amikor igenis elkél a könyvelői segítség egy katás vállalkozás esetén.

(És arról sem érdemes megfeledkezni, hogy a fent említett esetekben korlátlan anyagi felelősséggel tartozol a vállalkozásod iránt.)

Számos Facebook-csoport és online (ingyen) elérhető tudásanyag áll rendelkezésére annak, aki szeretné megspórolni egy könyvelő egyszeri vagy állandó megbízását. Ugyanakkor azt is látnunk kell, hogy hihetetlen mennyiségű jogszabályt kell átnéznie annak, aki biztosra akarja venni, hogy a vállalkozása jogi alapon is stabil lábakon áll.

Így tehát azt mondjuk, hogy legalább a tervezés és a vállalkozásalapítás idejére érdemes megbízni egy könyvelőt – vagy legalább szakmai tanácsadást kérni tőle. De szükség lehet szakértői segítségre megszűnés vagy más adónemre való áttérés esetén is. (Apropó cégalapítás: ha csak most vágsz bele, ezt a cikket mindenképpen érdemes elolvasnod.)

Cégalapításhoz egyébként mi is vállalunk tanácsadást, ahogyan akkor is lehet ránk számítani, ha költségcsökkentő adóstratégiára van szükség.

Figyelembe kell vennünk továbbá, hogy különféle igazolások igénylésekor, esetleg pályázatok benyújtása során is hatalmas segítség lehet egy könyvelő, akinek nem kell újonnan megtanulnia az egyes felületek és szoftverek helyes használatát, valamint a vonatkozó ügymenetek sem jelentenek neki problémát.

Hogy csak egy egyszerű példát említsek, ha a vállalkozásodban megjelenő eszközigényt hitelből szeretnéd fedezni, a pénzintézetek NAV-os jövedelemigazolást kérnek majd tőled. Ez akár online is elintézhető, azonban külön szoftver (ÁNYK) letöltése és telepítése szükséges, hogy a korábban regisztrált KAÜ felületen online is benyújthassuk a kérelmet. (Arról nem is beszélve, hogy hiánypótlás esetén is jól jön, ha szakértő rendezi az ügyet.)

Persze ma már több szoftver is segíti a katás vállalkozások mindennapjait. Ilyen például a számlázz.hu autokata szolgáltatása, amely gyakorlatilag digitális asszisztensként működik.

Ha pedig részletesebben is szeretnél olvasni arról, miért lehet szüksége könyvelőre egy katásnak, figyelmedbe ajánlom a témában írt cikkünket.

Mire figyeljünk, ha mégis magunk végezzük a könyvelést?

Ha úgy döntesz, hogy a vállalkozásod hosszú távon is talpon marad könyvelő nélkül, akkor is van néhány dolog, amire feltétlenül figyelned kell.

Mivel konkrétan megélhetések múlnak a vállalkozói döntéseinken (sajátunk, családtagjainké, esetleg alkalmazottainké), kiemelt fontosságú, hogy már az alapítás megtervezésétől legyünk tisztában az adminisztrációs és egyéb kötelezettségeinkkel.

Tudod például, hova, miért, milyen gyakran és milyen összegű iparűzési adót kell fizetned? És arról volt korábban információd, hogy közösségen belüli szolgáltatás igénybevétele esetén áfabevallást kell benyújtanod – és ezáltal fizetendő áfa is keletkezik? És azt, hogy ilyen szolgáltatásnak minősül például egy Facebook-hirdetés?

Amit tehát mindenképpen meg kell tenned, ha magad végzed a vállalkozásod könyvelését:

  • alaposan nézz utána a cégalapítás körüli kérdéseknek;
  • minden hirdetési felületre és üzleti együttműködésre vonatkozó adózási szabályzatot olvass át;
  • tartsd számon, mikor kell befizetned az egyes tételeket (pl. havi fix adóköltség, kamarai regisztrációs díj, iparűzési adó);
  • ügyelj a bejelentési kötelezettségeidre (pl. ha megváltozik a munkaviszonyod, így főállású katásból mellékállású leszel), ugyanis a NAV büntethet ezek elmaradásáért;
  • minden évben el kell készítened az adóbevallásod. 

És még valami.

FONTOS: Ha magad végzed a céged könyvelését, mindenképpen tájékozódnod kell az időszakos változásokkal kapcsolatban. (Ez a felelősség egyébként akkor is terhel, ha alkalmazol könyvelőt, csak ebben az esetben van egy védőhálód, akire számíthatsz.)

A 2020-as adózási változásokról szóló cikkünket itt érheted el

Ha pedig ezek után mégis úgy döntesz, hogy inkább rááldozol egy 8-15 000 forintos összeget arra, hogy a könyvelőd biztosítsa a nyugodt, stabil vállalkozásod számviteli hátterét, hadd segítsünk abban is, mire kell figyelned, amikor könyvelőt választasz.

Ezekre figyelj, ha mégis könyvelővel dolgoznál

Először is mindenképpen tájékoztasd a könyvelődet arról, mit csinálsz, miből van bevételed, hogyan szerzed az ügyfeleket stb. Mindent látnia kell, hogy pontosan tudja, neki milyen kötelezettségei, feladatai lesznek.

Tisztázzátok azt is, hogy a megbízott könyvelő mennyiben vállal felelősséget a munkájáért. A garanciavállalásra a Ptk. kötelezi, viszont az olyan külső körülményekért, amelyekért nem vonható felelősségre (pl. nem kap meg időben tőled bizonyos dokumentumokat, információkat), nem tud felelősséget vállalni. Ezeket jobb az elején tisztázni, hogy te is tudd, mire készülj. 

Ezek alapján már a havi könyvelői munkadíjban is meg tudtok állapodni, illetve ki tudod számolni, hogy neked megéri-e az együttműködés. 

Ezt követően fektessétek le a szabályokat. Hogyan zajlik majd a kapcsolattartás, milyen gyakran szolgáltattok információt egymásnak, és ami a legfontosabb: mindenképpen írjatok szerződést, amelyben rögzítve vannak a könyvelő és az ügyfél feladatai is.

Érdemes továbbá titoktartási nyilatkozatot is kitöltenetek, hogy mindenki nyugodtan tudjon aludni.

Ha pedig szeretnél mélyebben elmerülni a témában, hadd ajánljam figyelmedbe egy korábbi cikkünket.

Hasznosnak találtad a cikkünket? Oszd meg ismerőseiddel, vitassátok meg vállalkozó társaiddal. Nem azt mondjuk, hogy mindenben úgy kell eljárnod, ahogy ajánljuk, csak azt, hogy érdemes figyelembe venni a lehető legtöbb szempontot, hogy az ideális döntést hozhasd meg. És éppen ebben segítenek az ilyen szakmai párbeszédek.