Miért nem mindegy, hogy milyen irodára bízza vállalkozása könyvelését?

Ha egy cég vagy vállalkozó felismeri, hogy szüksége van szakmai segítségre ahhoz, hogy a jogszabályoknak megfelelőlen, szabályosan végezze tevékenységét – és így elkerülje a szabályszegések költséges következményeit -, még csak az első lépést tette meg. A következő a megfelelő könyvelő vagy könyvelőiroda kiválasztása, amihez most lépésről lépésre segítséget nyújtunk.

Alább igyekeztünk egy olyan listát összeállítani, amely akár ellenőrző-listaként is felfogható: megfontolt vállalkozó csak olyan könyvelőt vagy irodát választhat, amely a felsorolt követelményeknek maradéktalanul megfelel.

Le kell szögeznünk: mindezek a követelmények egyáltalán nem valamilyen prémium minőséget jeleznek, nem egy “elitjét” írjuk le a könyvelőknek: olyan tulajdonságokra fókuszálunk egyszerűen, amelyek biztosítják, hogy az ügyfelek és partnerek valóban biztonságban érezhessék magukat a megfelelő szakember mellett.

Referenciák és kapcsolattartás

A leinformálhatóság kritikus szempont lehet: mielőtt elkötelezzük magunkat, mindig érdemes először is utánanézni az adott szakember(ek)nek. Ezt megtehetjük úgy, hogy körbekérdezünk ismerősök között vagy akár közösségi oldalak csoportjain, szakmai fórumokban.

Emellett viszont érdemes referenciákat is kérnünk magától a kiszemelt könyvelőirodától. Amellett, hogy így első kézből nyerhetünk értékes információt arról, hogyan működnek, már a válaszból is megtudhatunk egy fontos dolgot: ha ugyanis nem kapunk referenciákat, akkor az vagy tapasztalatlanságra utalhat, vagy arra, hogy az adott könyvelőiroda inkább elrejtene valamit. (Természetesen ezek szélsőséges és rendkívül ritka esetek.)

A másik fontos szempont az elérhetőség.

A könyvelőnek legalábbis munkanapokon és munkaidőben elérhetőnek kell lennie. Ha azelőtt szeretnénk tesztelni az elérhetőséget, mielőtt elköteleznénk magunkat, a tanácsadói szolgáltatások erre jó alapot adhatnak, megmutatják, hogy milyen gyorsan képesek a rendelkezésünkre állni - ami később adott helyzetben létfontosságú lehet, ha éppen szoros határidőkkel, ellenőrzésekkel vagy váratlan eseményekkel találjuk szembe magunkat.

Technológiai képzettség

A kiválasztott szakembernek ismernie kell a mindennapokban használt szoftverek (például bérszámfejtő programok működését), enélkül biztosan nem képes ellátni a rábízott feladatokat – naprakész informatikai tudás nélkül e téren utoljára évtizedekkel ezelőtt végezhette jól a munkáját bármilyen könyvelő.

Az is fontos, hogy a szoftverek mindig legyenek naprakészek, a törvények módosításait, a frissítéseket naprakészen kövessék, mert egy-egy hiba is igen drága lehet, ha ez elmaradna. Alapkövetelmény tovább, hogy legyenek könnyen használhatóak és az ügyfél számára is érthető kimutatások készítésére alkalmasak. Fontos a NAV és egyéb állami szervekkel való kompatibilitás is a bevallások, egyéb beadványok gyors intézhetősége miatt.

Az is fontos, hogy olyan eszközparkkal bírjon, amely mindezeket a szoftvereket probléma nélkül képes futtatni – PC-k, laptopok kiszállás esetén és a szükséges kiegészítő eszközök. Egy iroda esetében ez általában adott, azonban egyéni vállalkozóként dolgozó könyvelőnél is elvárás kell, hogy legyen.

Képesítések

Akár egyéni könyvelőhöz, akár több személyes irodához vinnénk vállalkozásunk ügyintézését, kérdezzünk rá a képesítésekre. Fontos a minimum mérlegképes könyvelői bizonyítvány és PM-engedély, ezen felül a könyvelőtől elvárható az is, hogy folyamatosan képezze magát, évente járjon továbbképzésekre, legyenek aktuális szakkönyvei, hozzáférjen (manapság főként online) a hatályos törvényekhez.

VIGYÁZZ: Az a könyvelő, aki nem képzi önmagát folyamatosan, nem egyszerűen hanyag: nem tiszteli sem a szakmáját, sem az ügyfeleit.

A könyvelés nem egy egyszer megtanulható képesség: a folyamatos törvényi változások már önmagukban kötelezővé teszik a tanulást és önfejlesztést egy magára valamit is adó szakembernek. Nem beszélve arról, hogy akár csak néhány hónapbeli tudásbéli lemaradás is hatalmas károkat okozhat.

Felelősségvállalás

Mindenképpen kérdezzünk rá, hogy vállal-e felelősséget a munkája elvégzéséért, és ha igen, milyen formában. (Érdemes ehhez alaposan áttanulmányozni a szerződést is.) Ez nem elhanyagolható szempont: cégünk legbelsőbb és legfontosabb ügyeit és adatait bízzuk rá, miközben gyakorlatilag vakon megbízunk benne (hiszen vállalkozóként vagy cégvezetőként nem mélyedhetünk el a szakmában, törvényekben, éppen ezért van szükség könyvelőre). A hibák viszont költségesek és akár végzetesek lehetnek.

JÓ TUDNI: Ha a könyvelőnek vagy könyvelőirodának van érvényes felelősségbiztosítása, akkor nagyobb eséllyel vállal felelősséget az elvégzett munka után, ami az ügyfél számára igen fontos tényező. Ezt ugyanakkor a legtöbben egyáltalán nem ellenőrzik, mielőtt választanának.

Kérdezzünk rá, hogy egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során vállalja-e a képviseletünket is, és ha igen, milyen feltételek mellett. Elvárható a profi könyvelő cégektől, hogy az ellenőrzést elejétől a végéig – akár az ügyfél közreműködése nélkül – lebonyolítsák.

Gondoljunk bele: abszurd helyzet, ha hónapokig vagy évekig egy szakember foglalkozik minden pénzüggyel a cégnél, az ő tanácsait követjük, tudására hagyatkozunk – majd amikor a hatóság ellenőrizné a céget, magunkra maradunk, azt sem tudva, mit hol keressünk, mihez fogjunk. A jó könyvelőnél tehát a kapcsolattartás mellett az is fontos, hogy az ilyen pillanatokban mellettünk álljon.

Az örök kérdés: megéri az árát?

Azok a könyvelők/könyvelőirodák, akik a fenti feltételeknek megfelelnek, nyilván nem a legolcsóbbak: az infrastruktúra kiépítése, a weboldal működtetése, a folyamatos frissítéssel, fejlesztéssel ellátott szoftverek beszerzése, a tanfolyamok, szakkönyvek beszerzése, a biztosító cégekkel kötött felelősség biztosítás díjai mind drágítják az iroda működését.

A személyes képviselet, az utazás, a kiszállás is drágíthatja a havi díjat.

A fentiek alapján nem ajánlott a piacon található legalacsonyabb ajánlatot elfogadni: a könyvelő vagy iroda, amely jóval az átlag ár alatt vállal ügyfeleket, valószínűleg fenti elvárásoknak nem tud megfelelni, így pedig nem is tud olyan teljes szolgáltatást nyújtani, amely mellett teljes biztonságban érezhetjük magunkat.

Lehet, hogy rövid távon vonzóbbnak tűnik egy alacsonyabb havidíj fizetése, de hosszabb távon ki fog derülni, hogy a szakértelem, a hozzáértés, és a hatóságok elvárásainak megfelelő könyvelés, ha még drágább is, kifizetődő. Gondoljunk erre befektetésként: egy jó könyvelő aktívan és folyamatosan pénzt spórolhat a cégnek a legoptimálisabb megoldások felkutatásával, tanácsadással, és persze azzal, hogy nem kell esetleges büntetések miatt aggódnunk.

A fenti nagyon alapvető szempontokat tartalmaz: könnyen belátható, hogy ahol egyetlen pont is hibádzik, ott a vállalkozó nagyobb kockázatnak teszi ki magát, hisz olyannal kellene együtt dolgoznia, aki a legelemibb szakmai elvárásoknak sem tesz eleget. Az, hogy valaki ezt a havidíja leszállítása érdekében teszi, hogy ezért spórolja meg a megfelelő eszközparkot vagy éppen a folyamatos tanulást és önfejlesztést – nos ez annyit jelent, hogy szívesebben ad olcsó, mint minőségi szolgáltatást.

Márpedig a minőség ebben az esetben nem ízlés dolga, hanem olyan szempont, ami a vállalkozás létét és sikerességét biztosítja be – feltéve, hogy megfelelően választunk, kellő mérlegelést követően, és nem kötünk szerződést percekkel azután, hogy rákattintottunk az első találatra a keresőben.

A megfelelő szakember megtalálásához ezúton is sok sikert kívánunk – ha kérdései maradtak, vagy rólunk szeretne többet megtudni, írjon nekünk bátra, kollégáink mindig örömmel várják a kérdéseket!

Regisztrált Mérlegképes Könyvelő
2003 óta könyvelő és 2007 óta a K&K Consulting Könyvelő Iroda ügyvezetője