Mivel az adózási törvények állandóan változnak, nehéz figyelemmel követni, mit meddig tároljunk. Az iratok megőrzési ideje, illetve a számlák tárolása gyakran felmerülő kérdések. Meddig és hogyan kell tárolni az iratokat? Miért kell megőrizni őket? Mi a teendő az e-számlákkal?

Nem egyszerű figyelemmel követni a meglévő és megőrzendő iratokat. A folyamatosan változó törvények és szabályok általában csak összezavarják a vállalkozót. Pedig az iratok és számlák megőrzése fontos dolog. Tegyünk kicsit rendet ebben a káoszban, és vegyük sorra, mit és hogyan tároljunk.

Miért kell megőrizni az iratokat?

Röviden: az elévülés általános szabálya, és az iratmegőrzési kötelezettség miatt. 

Az adózás rendjéről szóló törvény (Art.) szerint az adó megállapításához való jog elévüléséig a vállalkozó köteles megőrizni az adókötelezettség meghatározásához szükséges bizonylatokat, így a számlákat is. 

Fontos, hogy tudjuk, pontosan mit is kell megőrizni. A jogszabályban meghatározott bizonylat, nyilvántartás, a könyvvezetésről szóló jogszabályokban előírt könyvek, nyilvántartások, továbbá a tervek, szerződések, levelezések, nyilatkozatok, jegyzőkönyvek, határozatok (végzések), számlák és más kivonatok, igazolások, tanúsítványok, köz- és magánokiratok, megjelenési formájuktól függetlenül.

Mennyi ideig kell megőrizni az iratokat?

Más és más szabályokra kell odafigyelnünk. Van, amit 5, van, amit 8 évig kell tárolnunk, de arra is van példa, amit ennél sokkal tovább. Az egyes iratok elévülésére tehát nem ugyanaz a szabály vonatkozik, ezért a legjobb, ha fejben tartjuk, melyikre milyen megőrzési idő vonatkozik. 

Az is segíthet, ha ezeket átbeszéljük a könyvelővel, és alaposan elhatároljuk az egyes irattípusokat.

Alapvetően az Art. általános iratmegőrzési határidőként az adó megállapításához való jog elévülését határozza meg.

Megőrzési kötelezettség számviteli bizonylatoknál

A számlák megőrzése egy külön fejezet a vállalkozó életében. A cégeknek ugyanis kötelességük az éves beszámolót és a könyvelés alapbizonylatait legalább 8 évig olvasható formában elrakni. 

Igaz ez a főkönyvi kartonokra, részletező nyilvántartásokra, az üzleti évről készített beszámolókra, az üzleti jelentésekre, valamint az azokat alátámasztó leltárokra, értékelésekre, valamint a naplófőkönyvre, és más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartásokra is.

Azonban az üzleti évről készült beszámoló és az ehhez tartozó főkönyvi kivonatot, leltárt és értékelést már 10 évig kell tárolnunk.

Ha az adózás átalakul, például kivára váltunk, ugyanúgy fennáll az iratok megőrzésének kötelezettsége.

Munkáltatói iratok – avagy az öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt év 

Korábban a munkaviszony fennállása alatt, illetve annak megszűnésével kapcsolatosan keletkezett dokumentumoknál a megőrzési idő 50-60 év volt.

Azonban a 2018. december 23-ától hatályos a nyugdíjtörvény 99/A. § új rendelkezése alapján, a bér és a munkaügyi iratok kötelező megőrzési ideje az öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt év.

Kereskedelmet érintő iratok megőrzési ideje

Ne felejtsük el a kereskedelemmel kapcsolatos törvényeket sem. Ugyanis az ehhez tartozó törvény előírja, hogy amíg az árut nem adta el a kereskedelemmel foglalkozó vállalkozás, addig rendelkeznie kell az áru eredetét igazoló eredeti bizonylattal.

Tehát, ha akár a számviteli törvény alapján már megválhatnánk az iratoktól, a kereskedelmi törvényt is figyelembe kell vennünk, hiszen elképzelhető, hogy így még tovább kell tárolni a kérdéses papírokat.

Hol kell tárolnunk a számlákat és az iratokat?

A számlák és iratok tárolására is vonatkoznak szabályok.

Az adózás rendjéről szóló törvény szerint a cégnek az iratokat az adóhatósághoz bejelentett helyen kell tárolnia. Ezeket az iratokat tárolhatjuk máshol, azonban kritérium, hogy a NAV felhívása esetén a számlákat 3 munkanapon kötelesek vagyunk bemutatni.

Ha tehát nem a székhelyen tároljuk az iratokat, be kell jelentenünk a tárolás helyét a NAV felé.

Milyen megőrzési idő vonatkozik a bér- és munkaügyi papírokra?

A bér- és munkaügyi papírok tárolása megér egy külön fejezetet, hiszen a vállalatok számára ez nem lehet egyértelmű. A nyilvántartások és a nyugdíj miatt különösen lényeges ez.

Ezeket tehát nem selejtezhetjük: a nyugdíj kiszámításához vagy a szolgálati idő megállapításához szükség lehet rájuk.

Milyen formában őrizzük meg a számlákat?

A papír alapú számlákat természetesen papír formátumban kell tárolnunk a megőrzési idő végéig. Más vonatkozik természetesen az elektronikus számlákra.

Mi a megoldás az e-bizonylatok kapcsán?

Az e-számlákat természetesen elektronikusan kell tárolni. Mivel egyre inkább ez az elterjedt, ezért érdemes végigvenni, mi vonatkozik ezekre.

Az időbélyeggel ellátott számlákat elektronikus formában tároljuk, de mindenképp figyeljünk arra, hogy ellenőrzés során a kinyomtatott verzió nem helyettesítheti az eredetit.

Kérhetjük a könyvelő segítségét?

Természetesen a könyvelőnél is tárolhatjuk a megőrzendő iratokat, számlákat. Azonban a legtöbb esetben az adózó köteles tárolni a papírokat, ezért erre mindenképp figyeljünk oda.

Ha pedig bármilyen könyvelési tanácsra lenne szükség, akár az iratok tárolása kapcsán, keressen minket és segítünk!